Microsoft Teams y SharePoint comparten el mismo motor de almacenamiento de archivos, pero muchas organizaciones los usan de forma desconectada, generando copias duplicadas de documentos y confusión sobre cuál es la versión vigente.
Un sitio de SharePoint por equipo, no por archivo
Cada equipo de Teams crea automáticamente un sitio de SharePoint asociado. La recomendación es estructurar las bibliotecas de documentos por proyecto o proceso, y evitar crear canales nuevos solo para "guardar archivos": los canales deben organizarse por tema de conversación.
Coedición en tiempo real
Al abrir archivos de Office directamente desde Teams o SharePoint, varias personas pueden editar el mismo documento simultáneamente, eliminando el problema clásico de los archivos adjuntos "versión_final_v3.docx".
Permisos heredados, no permisos manuales
En lugar de compartir carpetas individuales con permisos ad-hoc, es más sostenible administrar el acceso a nivel del equipo de Teams (miembros/propietarios) y dejar que SharePoint herede esos mismos permisos.
Buenas prácticas adicionales
- Usar canales privados solo cuando realmente se necesite restringir información dentro de un equipo.
- Archivar equipos inactivos en lugar de eliminarlos, para conservar el historial.
- Aprovechar las etiquetas de retención de Purview sobre las bibliotecas de SharePoint más sensibles.
Cuando Teams y SharePoint se administran como un solo sistema de colaboración, y no como dos herramientas separadas, la organización reduce fricción y riesgo de pérdida de información.