Política de Tratamiento de Datos Personales

Nube IT S.A.S.

Versión 1.4 · Fecha de entrada en vigor: 27 de octubre de 2026

Nube IT S.A.S. (en adelante, «Nube IT»), en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adopta esta política de conformidad con la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las demás normas colombianas aplicables. Su objetivo es informar de manera clara cómo se recolectan, utilizan, almacenan, protegen y, cuando corresponda, comparten los datos personales.

1. Responsable del tratamiento

El área administrativa de Nube IT, a través del correo indicado, atenderá las consultas y reclamos relacionados con datos personales.

2. Datos personales tratados y finalidades

Según la relación con Nube IT y el canal utilizado, podemos tratar las siguientes categorías de datos, limitadas a lo pertinente para cada finalidad:

• Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, WhatsApp, empresa, cargo y datos de contacto corporativos.
• Datos comerciales y de servicio: producto o servicio de interés, requerimientos, comentarios, comunicaciones, solicitudes, propuestas, contratos, información de facturación y datos necesarios para prestar o soportar los servicios contratados.
• Datos de postulantes: información de contacto, hoja de vida, experiencia, formación y demás datos que la persona decida aportar para participar en procesos de selección.
• Datos técnicos de navegación: información que pueda generarse al utilizar el sitio web, como dirección IP, identificadores técnicos y datos de uso, cuando sean recolectados mediante registros técnicos, cookies o herramientas similares.

Los datos podrán utilizarse para:

• Responder solicitudes, formularios, consultas, solicitudes de diagnóstico, cotizaciones y contactos realizados por el titular.
• Gestionar relaciones comerciales con clientes potenciales, clientes, proveedores y aliados; preparar propuestas, celebrar y ejecutar contratos, prestar soporte, facturar y realizar actividades de seguimiento.
• Enviar información comercial, contenidos, invitaciones o novedades sobre productos y servicios de Nube IT cuando exista autorización o una base jurídica válida. El titular podrá solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales.
• Verificar datos de contacto y, cuando el titular lo solicite o acepte, enviar códigos de verificación por canales como WhatsApp para confirmar el número o facilitar el acceso a información solicitada.
• Gestionar procesos de selección y contacto con candidatos a oportunidades laborales o contractuales.
• Mantener la seguridad del sitio web y de los sistemas, prevenir fraude o abuso, atender incidentes y obtener estadísticas de funcionamiento cuando corresponda.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.

Nube IT no utilizará los datos para finalidades incompatibles con las informadas sin obtener la autorización correspondiente o contar con otra habilitación legal. Los campos marcados como obligatorios en los formularios serán los necesarios para gestionar la solicitud; si no se suministran, es posible que no podamos atenderla.

3. Autorización, comunicaciones y datos sensibles

Cuando la ley lo requiera, Nube IT solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento y conservará evidencia de ella. La autorización podrá obtenerse por medios escritos, electrónicos o mediante conductas inequívocas permitidas por la normativa. La aceptación de esta política, por sí sola, no sustituye la autorización específica cuando esta sea necesaria.

Las comunicaciones necesarias para responder una solicitud, ejecutar un contrato o prestar un servicio se diferencian de los mensajes promocionales. Las comunicaciones comerciales se enviarán cuando exista autorización o una base jurídica válida y el titular podrá pedir en cualquier momento que cesen.

Nube IT no solicita de manera ordinaria datos personales sensibles mediante sus formularios generales. Si excepcionalmente se requieren, se informará al titular cuáles son, la finalidad y el carácter facultativo de responder, salvo que una norma disponga otra cosa. Nube IT no dirige sus formularios comerciales a niños, niñas o adolescentes ni busca recolectar sus datos.

4. Derechos de los titulares

El titular, su representante o causahabiente autorizado podrá:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización, cuando esta sea exigible.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos sobre el tratamiento.
• Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de los datos cuando proceda.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Nube IT, cuando corresponda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento, en los términos legales.

La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar los datos, o cuando concurra otra excepción prevista en la ley.

5. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular podrá presentar su solicitud al correo [email protected] con el asunto «Protección de datos personales». Debe indicar su nombre, el derecho que desea ejercer, una descripción clara de la solicitud y un medio para recibir respuesta. Nube IT podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del titular o la representación invocada.

Consultas: se responderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Reclamos: se responderán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Si el reclamo está incompleto, Nube IT requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane la información faltante. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin recibir la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo, conforme a la ley. Si Nube IT no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro del término legal e informará al interesado.

Cuando el reclamo esté completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo dentro del término legal.

6. Conservación, seguridad y vigencia de las bases de datos

Nube IT conservará los datos personales durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades informadas y atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias o de defensa de derechos. Aplicará los siguientes criterios:

• Prospectos y contactos comerciales: hasta dos (2) años contados desde la última interacción comercial significativa, salvo que el titular solicite antes la supresión y esta proceda, o que exista una relación activa u obligación legal que justifique conservarlos.
• Clientes, proveedores, contratistas y registros contractuales, contables o tributarios: durante la relación correspondiente y por los términos adicionales exigidos por la ley o necesarios para atender reclamaciones y responsabilidades.
• Candidatos a procesos de selección: durante el proceso y, si se conserva la hoja de vida para futuras oportunidades, por un periodo máximo de dos (2) años desde la última actualización o interacción, salvo autorización posterior o deber legal distinto.
• Registros técnicos y de seguridad: durante el periodo necesario para la finalidad de seguridad, diagnóstico o cumplimiento para la que fueron generados.

Cumplidos los plazos y desaparecidas las finalidades que justifican el tratamiento, los datos serán suprimidos, anonimizados o sometidos a medidas equivalentes, salvo que deban conservarse por obligación legal. La vigencia de cada base de datos se extenderá mientras sea necesaria para las finalidades descritas y durante los periodos de conservación legal aplicables.

Nube IT adopta medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso, uso, alteración o divulgación no autorizados. El acceso se limita al personal y proveedores que lo necesitan para cumplir funciones legítimas y que deben proteger la información. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta.

7. Encargados, proveedores, transferencias y cookies

Para operar el sitio web y prestar sus servicios, Nube IT podrá utilizar proveedores tecnológicos que actúen como encargados del tratamiento, por ejemplo, servicios de alojamiento, correo electrónico, gestión de formularios, soporte, comunicaciones o infraestructura tecnológica. Estos proveedores solo podrán tratar los datos conforme a las instrucciones aplicables y a las finalidades autorizadas, con las medidas y acuerdos que correspondan.

Cuando una operación implique transmisión o transferencia de datos personales a otro país, Nube IT verificará las condiciones y salvaguardas exigidas por la normativa colombiana aplicable. Los datos también podrán comunicarse a autoridades cuando exista obligación legal o requerimiento válido.

Cuando el sitio web utilice cookies o tecnologías similares, estas podrán ser necesarias para su funcionamiento, recordar preferencias o, cuando corresponda, medir el uso del sitio. El titular puede administrar las cookies desde la configuración de su navegador; bloquear algunas cookies puede afectar ciertas funciones del sitio. Si se habilitan herramientas de análisis o de terceros, su uso estará sujeto a la información y controles que correspondan.

8. Cambios de esta política

Nube IT podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, operativos o en sus prácticas de tratamiento. La versión vigente estará disponible en https://www.nubeit.co/. Si se realizan cambios sustanciales que afecten las finalidades del tratamiento o las condiciones informadas, Nube IT los comunicará por los medios que resulten adecuados conforme a la normativa aplicable.

Esta política rige a partir del 27 de octubre de 2026 y permanece vigente mientras Nube IT trate datos personales bajo su alcance, hasta que sea reemplazada por una versión posterior.